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Coordonnateur.trice administratif.ve aux opérations

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Full-time
On-site
Montréal, Quebec, Canada
Accounting
Notre mission

Concevoir, construire et gérer de manière responsable des logements durables adaptés aux besoins de la population étudiante au Québec.

Travailler avec nous !

Travailler à UTILE, c’est aussi rejoindre une équipe qui a le désir de transformer le milieu de l’habitation tel qu’on le connaît et offrir à ses employé·es un milieu professionnel épanouissant !

Notre histoire

UTILE est une entreprise d’économie sociale en pleine croissance. Depuis sa création en 2013, celle-ci s’est fait connaître par son expertise sur la question du logement étudiant. À travers une structure composée de plusieurs entités légales OBNL, l’UTILE opère actuellement un parc immobilier comptant plus de 600 appartements en opération et compte plus de 1700 logements en développement.

Le mandat

Sous la supervision de la direction des opérations, la coordination administrative aux opérations assure un support administratif au département et à la direction, coordonne et représente les opérations sur certaines activités inter départementales et soutient les gestionnaires immobiliers dans la livraison et le processus de sélection des nouveaux projets immobiliers. 

Ce que nous offrons !

    • Poste permanent à temps plein avec un horaire flexible;
    • Horaire hybride (présentiel les mardis et jeudis);
    • Programme de bonification intéressant;
    • Digital nomade: télétravail possible quatre (4) semaines par année;
    • Onze (11) fériés payés;
    • Assurances collectives;
    • Cotisation de l’employeur au régime de retraite à 5%;
    • Ordinateur et téléphone fournis et/ou remboursés;
    • Quatre (4) semaines de vacances sur une base annuelle;
    • Cinq (5) congés personnels;
    • Approche de gestion bienveillante et équipe sympathique;
    • Esprit de collaboration;
    • Sans compter la satisfaction de contribuer à une mission sociale!

Tâches

    • Général
    • Coordonner, participer, contribuer et faire les procès-verbaux des réunions du départements ainsi que les présentations le cas échéant du département des opérations;
    • Produire des documents, politiques, modèles de lettres et communiqués du département en collaborant avec la direction et le marketing au besoin;
    • Organiser des évènements spéciaux relevant du département des opérations;
    • Tenir à jour les fichiers, bases de données, registres, et dossiers concernant le département;
    • Coordonner tout projet commun identifié par la direction avec les autres départements de l’organisation;
    • Supporter la direction et le département dans la gestion de dossiers centralisés (ex.: Partageclub, assurances, etc.);
    • Offrir une assistance administrative complète au département et à la direction des opérations pour tout ce qui peut concerner la planification des activités;
    • Apporter un support administratif général au département et à la direction à ce qui a trait à la gestion d’agenda, réunion, voyages, etc.;
    • Organiser et gérer la documentation du département en étant responsable et en assurant une vigie sur le classement du Sharepoint (immeuble et Opérations) et en assurant la validité et conformité des documents;
    •  Gérer et effectuer les suivis appels et des boites courriels centralisées et générales (info.utile).

    • Support inter départemental
    • Représente les opérations et supporte la direction pour les projets en développement (rencontres inter départementales) ;
    • Participe aux réflexions sur les enjeux d’aménagement, de conception, de mobiliers, etc., des projets en développement et fais des recommandations à la direction;
    • Supporter la direction des opérations dans la gestion des contrats et fournisseurs centralisés.

    • Support administratif à la location des appartements/livraison d’immeubles
    • Supporter les gestionnaires d’immeuble dans les processus de sélection des locataires (nouveaux projets immobiliers) et dans la prise de possession des immeubles (déménagements, planifications, achat mobiliers, buanderies, etc.);
    • Coordonner les formations techniques pour les gestionnaires immobiliers en lien avec les équipements des nouveaux projets en vue de leur prise de possession;
    • Présence sur le terrain possible pour toute tâche nécessaire afin de supporter le gestionnaire d’immeuble dans la prise de possession et la location;
    • Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

    • Expérience de trois (3) minimum dans un poste de soutien administratif;
    • Excellente capacité d’organisation et de structuration;
    • Souci du détail et de l’excellence;
    • Aptitudes de rédaction en français et en anglais;
    • Permis de conduire valide (classe 5) ;
    • Débrouillardise et autonomie;
    • Capacité à mener plusieurs tâches en simultané;
    • Habileté à travailler avec les outils informatiques;
    • Excellente capacité de collaboration.
Intéressé.e? Contactez Anouk à anoukperrin@gorh.co
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